17 claves para trabajar en la nube

Trabajar en la nube

Con la nube ganas tiempo y dinero

Documentos, facturación, clientes siempre a tu disposición estés donde estés

La productividad en el siglo XXI está ligada a la movilidad, más todavía si se trata de un profesional autónomo o una pequeña pyme, donde su negocio cada vez está más enfocado a salir a buscar al cliente que esperar en la oficina a que cruce la puerta. Por eso la nube se ha convertido en una herramienta que nos permite trabajar de forma fiable y productiva.

Es habitual que a lo largo del día un trabajador acceda a Internet y sus aplicaciones de negocio desde diferentes dispositivos, tal y como demuestran las estadísticas. Esto puede provocar algunos contratiempos, como tener que revisar correos al llegar a la oficina que ya hemos leído desde el móvil, o tener el calendario y la agenda de contactos con datos diferentes según si se consulta desde el tablet, el smartphone o el ordenador de la oficina.

Muchas veces esto se produce al tener programas y sistemas heredados del pasado, donde se trabajaba siempre sentado en la oficina, desde un mismo ordenador y con una conexión de comunicaciones y acceso a Internet muy lenta. Por eso programas como Outlook, que permitían descargar el correo en local y comprobar cada cierto tiempo si había nuevos correos, eran muy útiles pero hoy se han convertido en un lastre ya que más del 60% de los usuarios abren correos desde el móvil.

Tener todos los datos en la nube, sincronizados con diferentes dispositivos, donde además se puede trabajar con Apps pensadas para utilizar de forma táctil, no con un teclado y ratón, permiten mejorar la forma de introducir datos u obtener la información que necesitamos cuando trabajamos con un smartphone o un tablet. De esta forma los datos siempre viajan con nosotros evitando tener pendientes llamadas o correos con clientes, colaboradores o proveedores.

El uso de la nube y las comunicaciones también nos hacen más eficientes a la hora de trabajar en grupo, programando reuniones online sin necesidad de que todos los participantes tengan que desplazarse. Ahorramos tiempo, pero también dinero evitando más viajes de los necesarios y generando menos cansancio y estrés para los empleados.

También nos será útil a la hora de editar un documento entre varias personas, en el que  todos pueden realizar cambios de forma simultánea o tener un control de versiones que nos permita deshacer los últimos cambios si no han resultado tal y como esperábamos. Se acabó enumerar diferentes documentos de texto con formas tipo docv1, docv2 y docOK ya que Google Docs permite ver qué cambios se han realizado y quién los hizo en cada momento.

Por último, las aplicaciones en la nube son muy fáciles de integrar, de manera que se pueden hacer copias de seguridad y guardarlas en Google Drive, utilizar el espacio de 1TB de almacenamiento que facilita a los usuarios para que sirva de espacio de almacenamiento para otros programas, como un software de fidelización de clientes, CRM, utilizarlo para digitalizar documentos y olvidarnos de almacenar recibos y datos en papel que ya no necesitamos, incluso de las facturas necesarias para la Agencia Tributaria.

En definitiva, trabajar en la nube nos permite ahorrar tiempo, poder hacer más tareas a lo largo del día y no perder el tiempo con herramientas y procesos ineficientes, que no hacen sino aumentar nuestra frustración cuando más trabajo tenemos.

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