Asesoría Google Apps

iAsesoría

La asesoría que confía en Google Apps for Work

¿Puede una asesoría fiscal, laboral y contable hacer su negocio completamente a través de Internet y ayudar a otras empresas y autónomos en su obligaciones fiscales y legales? Sí, y uno de los mejores ejemplos es iAsesoría https://www.iasesoria.com, una empresa que, como tantos otros despachos profesionales presta servicios de asesoría fiscal, laboral, contable y legal a emprendedores, freelance y empresas tecnológicas. Su particularidad es que realiza todas estas gestiones a través de Internet.


¿Cómo? Con la ayuda de Google Apps for Works, que incluye procesador de textos, hojas de cálculo, formularios, presentaciones, así como correo electrónico y calendario, entre otros servicios. Remo Domingo, director de iAsesoría, nos confirma que utilizan esta solución desde los inicios de la empresa porque “tiene las funciones necesarias para que podamos compartir documentos y editarlos al mismo tiempo, y de manera sencilla, tanto entre los socios de la empresa como con nuestro cliente”.

Todos los documentos, en un único lugar

Para poder prestar sus servicios, las asesorías necesitan tener todos los documentos, recibos y facturas que generan cada uno de sus clientes. Con un autónomo, por ejemplo, lo normal es que, al acabar el trimestre, se compartan todas las facturas emitidas y los recibos pagados para hacer el cálculo del pago trimestral del IVA. iAsesoría tiene un disco duro en Internet donde cada cliente puede dejar todos estos documentos, a partir de los cuales hacer los cálculos. Un archivo (el de los cálculos) que también se puede dejar en ese espacio en Internet para que pueda ser revisado por el cliente y hacer los comentarios, anotaciones y cambios que considere.

Para estas labores se confía en Google Drive, un disco duro en la nube que supone una “herramienta muy buena para pasarnos información entre los clientes y nosotros” sin tener que verse directamente ni compartir ni saturar el correo electrónico. Cada archivo se edita, modifica, actualiza y guarda en Google Drive, de manera que no hay que “recuperar” la última versión ni enviar ésta por correo electrónico.

¿Cómo mejora entonces la relación de la asesoría con sus clientes? Un ejemplo del uso de Google Apps for Work es que el cliente puede ver (y participar) en todo momento del servicio y del trabajo que hace iAsesoría. Esto es especialmente útil “cuando tenemos documentos que se están revisando y que exigen el trabajo de varias personas”, como pueda ser el pago trimestral del IVA. En estos casos, el despacho usa Google Docs para compartir esos cambios con el cliente.

Asesoría Google Apps

Las obligaciones, como citas de calendario

La elección de Google Apps for Work se produjo después de decidir con qué compañía iban a manejar el correo electrónico, “dado que es la pieza clave en las comunicaciones con nuestros clientes. Por fiabilidad, nos decantamos por Google como proveedor de correo y a partir de ese momento, procedimos a integrar el resto de herramientas de Google”, explica el director de iAsesoría.

Además del correo electrónico, una de las herramientas que más utilizan en iAsesoría son los calendarios compartidos, que permite que el cliente siempre sepa cuándo hay que cumplir con determinadas obligaciones. Así, esta asesoría utiliza los calendarios para “el control de vencimientos, avisos y plazos, de manera que todos los clientes sean conscientes y reciban notificaciones sobre cuándo deben entregar la documentación para estar al día con las obligaciones fiscales y laborales.

Igualmente, las hojas de cálculo son otra de las aplicaciones de las que más partido sacan, especialmente para el control de tareas en varias fases. También se benefician de los productos de comunicación como los Hangouts, que permiten mantener una comunicación fluida (y visual) con los clientes. “Las herramientas de Google for Works las tenemos muy integradas con todo nuestro trabajo diario”, detalla Remo Domingo. “Compartir documentos, comunicaciones atemporales o a tiempo real, copias de seguridad en Drive… Realmente, si lo pienso, arrancamos el día abriendo los productos y servicios de Google y cerramos con ellos”.

Multidispositivo, pero bajo control

Como decimos, una de las cosas que más valora iAsesoría de Google Apps for Works es que se puede acceder a los diferentes documentos desde varios dispositivos, pero estando todo bajo control. Remo Domingo considera que uno de los puntos más importantes es este control de accesos, de manera que son ellos los que deciden si todos los usuarios tienen el mismo nivel de control (edición, modificación, hacer comentarios o solo verlos) de cada documento. Así, por ejemplo, con una hoja de cálculo sobre el pago trimestral, es lógico que el cliente sólo pueda verlo y hacer comentarios, pero no cambios en los cálculos efectuados.

El sistema de control de cambios en documentos permite en cualquier caso ver las modificaciones realizadas y por qué usuarios, así como volver atrás “en el histórico por si existe una pérdida de información en cualquier documento”.

Esto es especialmente útil, según iAsesoría, en las hojas de cálculo, donde es fácil perder información. Por eso, Domingo recomendaría el uso de Google Apps for Works a todos aquellos usuarios que tengan cierto control sobre las propias herramientas ofimáticas. “Las apps de Google son sencillas de manejar para cualquiera”.

Igualmente, la solución ofimática de Google responde muy bien al sistema de trabajo de iAsesoria, puesto que está formada por un equipo de trabajadores deslocalizados en varios puntos de España, aunque la oficina física está en Madrid. “Es una herramienta que se integra bien con equipos deslocalizados ya que con cualquier conexión a Internet puedes acceder a la información”.

Fiabilidad 24×7

Cabe señalar que una de las particularidades de iAsesoría es que es una empresa cien por cien online: nace en Internet y desarrolla su actividad de manera online, por lo que sus clientes envían toda la información y se comunican con los expertos de la asesoría a través de Internet. Para ello, incluso, iAsesoría tiene “un par de formularios de contacto que operan con Google; aparte de las herramientas habituales de Google para medir el tráfico de la web”.

El hecho de que todo el servicio que presta iAsesoría resida en Internet les obliga a contar con productos que les garanticen que siempre van a funcionar y que su uso sea sencillo por parte de los clientes.

Según Remo Domingo, la principal ventaja de Google Apps for Works es su “fiabilidad, dado que rara vez tiene caídas en el servicio”. Además, subraya que se trata de un producto que, al estar en Internet, puede utilizarse desde cualquier dispositivo (ordenador, portátil, tablet, móvil…) y permite que varias personas puedan tener abierto y editando el mismo documento al mismo tiempo. Y todo ello, además, “a un coste bastante razonable”, según sus valoraciones.

Por eso, el director de la empresa entiende que esta “rapidez y fiabilidad en el día día” ha beneficiado a iAsesoría a la hora de poder llevar a cabo su negocio, utilizando principalmente Google Apps for Works.

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