Claves para crear tu propia base de datos de clientes

Claves para crear y optimizar tu propia base de datos de clientes

La viabilidad y rentabilidad de tu negocio es una cuestión de equilibrio. Tan importante es mantener a tus clientes actuales ofreciéndoles un servicio de calidad como ejecutar simultáneamente una labor de prospección que te permita aprovechar nuevas oportunidades de negocio.


El mantenimiento de unos altos estándares de satisfacción de tus clientes depende de diversos factores: de tus procesos internos, el producto o servicio, la posventa o una cuidada atención a tus usuarios. Sin embargo, gran parte del éxito de una estrategia comercial vendrá determinada por un factor en ocasiones minusvalorado, pero tan necesario como necesitado de cuidados y actualización, una buena base de datos de clientes.

A pesar de ser un activo en la sombra, se trata de un elemento de gran valor para la toma de decisiones, especialmente en el ámbito comercial, del que dependen tus resultados al final del ejercicio. Y es que una base de datos cuidada y actualizada nos permite identificar a nuestro target o público objetivo y seleccionar los impactos, aumentando su efectividad y evitando una pérdida de tiempo, dinero y recursos que no nos podemos permitir.

Un activo estratégico y personalizado

Existen multitud de bases de datos, de clientes o proveedores, nacionales e internacionales, especializadas en marketing, de ejecutivos, de particulares… pero lo realmente importante es que dispongas de una que se ajuste a las necesidades de tu negocio.

Una vez te hayas decidido a dar el paso, crear una base de datos y convertirla en el elemento estratégico que realmente debe ser para ti, debes tener en cuenta que, cuando de negocios se trata, más vale calidad que cantidad, por lo que necesitas dar respuesta a diferentes preguntas. Por ejemplo:

  • ¿Cuál es tu público objetivo?
  • ¿Qué competencia hay en tu sector?
  • ¿A cuántos clientes puedo dar servicio? Estudiar la infraestructura y capacidad productiva propia te indicará tus posibilidades.
  • ¿Dónde me ubico? ¿En qué ámbito geográfico quiero o puedo trabajar?
  • ¿Cuáles son mis objetivos comerciales?

Estas preguntas te ayudarán a definir la información que necesitas incluir y cómo tratarla.

Consejos para su actualización y optimización

Si ya dispones de una base de datos, es necesario cuidarla adecuadamente. ¿De qué te sirve disponer de información de valor si no puedes utilizarla? Para convertirla en un recurso útil y poner en marcha campañas que te permitan cumplir con tus objetivos, te proponemos algunas buenas prácticas:

Categoriza adecuadamente a tus contactos: No mezcles clientes actuales con clientes potenciales o proveedores. Las comunicaciones comerciales solo serán efectivas si van dirigidas al público correcto.

Introduce la información de manera pormenorizada: Establece unos campos obligatorios (nombre, dirección, contacto…) para que todas las entradas de nuevos registros sigan un mismo estándar. De este modo, luego podrás establecer filtros y segmentaciones.

Segmenta: No todos tus clientes o potenciales clientes son iguales, no en todos se puede impactar de la misma manera y no a todos les puedes ofrecer el mismo servicio. Por ello, es necesario segmentar tu base de datos en función, de por ejemplo, el sector, la localización, el tamaño o la facturación si es una empresa; o el sexo, edad, comunidad, provincia, nivel educativo, etc. si tus clientes son particulares.

Impacta de manera selectiva: Que dispongas de la información no significa que puedas impactar continuamente en potenciales clientes, pues puedes provocar en ellos lo contrario de lo que realmente buscas, que no quieran saber nada de tu negocio. Mide tus impactos comerciales en ellos para no saturarles.

Cumple la LOPD: Si vas a manejar datos de carácter personal, debes estar seguro de que cumples en tu base de datos con todos los requisitos de protección de este tipo de información.

En definitiva, disponer de una base de datos útil y cuidada es uno de los pilares para alcanzar el éxito en tus estrategias comerciales y campañas de marketing.

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