Bancos imágenes gratis

Cómo controlar el negocio sin moverte de casa​

“El que tiene tienda que la atienda o si no que la venda”. En el refranero español existen multitud de dichos populares que ejemplifican cómo estar pendiente de una empresa era imprescindible para obtener mayores beneficios. Hasta hace bien poco esto significaba estar todo el día presente para controlar su buen funcionamiento. Afortunadamente, en la era de las comunicaciones, esto ya no es necesario y puedes controlar el negocio sin moverte de casa.

La herramienta fundamental para lograrlo es la conexión a Internet del negocio, que facilite el acceso a la información que se necesita en cada momento. De esta forma se pueden tomar decisiones para facilitar el trabajo igual que si estás en el mismo negocio.


Facturación, caja y nivel de actividad

Una de las cuestiones que siempre se quieren tener controlada es la facturación diaria, la caja que se está realizando o el nivel de actividad que presenta el negocio. De esta manera si vemos que, por ejemplo, nuestro bar está lleno y todas las mesas ocupadas se puede llamar a un camarero extra para que eche una mano.

Siguiendo con este ejemplo, los programas de gestión en hostelería no sólo ofrecen datos sobre las mesas ocupadas, sino que también nos indican cuánto tiempo llevan los clientes ocupando la misma o sobre el tiempo de espera desde que han pedido un plato. A toda esta información podemos acceder fácilmente desde casa, a través de una conexión remota, donde se accede al ordenador de gestión del negocio y se trabaja tal y como si estuviéramos delante del mismo.

Lo mismo ocurre con las reservas, donde ya sea con nuestro programa de gestión o con servicios de terceros, como El Tenedor, es necesario saber en todo momento el nivel de ocupación que debe tener un negocio para poder planificar los recursos necesarios para hacerle frente.

En algunos programas esta información está disponible simplemente accediendo a una página web o a través de una app, donde el programa de gestión informa de los datos más relevantes. De esta forma es posible irse de vacaciones, por ejemplo, pero saber en todo momento qué cajas se están haciendo o la facturación de días anteriores.

Por último toda esta información se complementa con la posibilidad de realizar todo el trabajo de tu negocio que no está directamente relacionada con la venta, la gestión, desde casa. Un ejemplo muy sencillo es el traslado de los albaranes, la realización de pedidos o el control de stock de nuestro almacén. Ya sea con una conexión remota o desde la nube, no tenemos que estar presentes en el negocio para hacer un pedido cuando lo necesitemos.

Videocámaras, control sin necesidad de estar presente

Otra posibilidad complementaria es el uso de videocámaras que ayuden a ver cómo está el negocio en cada momento o cómo están trabajando los empleados. De esta manera, si vemos algo que no nos gusta, basta con levantar el teléfono para corregir una mala actitud o poder llamar la atención a alguien.

Las videocámaras también serán un elemento de seguridad que nos pueden ayudar a disuadir ante un posible robo o, al menos, tener ciertas pruebas ya que normalmente queda registrado en un videograbador. El acceso a estas imágenes se realiza, habitualmente, a través de una página web o una app móvil. En este caso es de gran ayuda contratar una IP fija, para no tener problemas de conexión remota.

Por último una posibilidad para extremar el control de lo que ocurre en el negocio es utilizar un software que hace que todo lo que se registra en la pantalla de la caja se envía como si fuera una cámara más al videograbador. De esta forma no sólo vemos que un camarero está sacando una cuenta, sino que podemos constatar que lo está haciendo correctamente. Esto es algo muy útil si existe algún descuadre en la caja.

La nube, toda la información unificada y al momento

La nube nos ayuda a tener toda la información financiera de nuestra empresa actualizada. Sabemos en todo momento cuál es el beneficio que obtenemos, qué gastos se están desviando del presupuesto… Pudiendo introducir las medidas correctoras oportunas.

Lo mismo ocurre con el paso de la información al gestor o contable de la empresa. Si tenemos toda la información accesible online es más sencillo facilitar los datos a nuestro contable para que nos haga la presentación del IVA o añada los gastos que son deducibles, nos ayude con la gestión de las nóminas de los empleados, etc.

Otra alternativa que nos ha facilitado la nube es la contratación de más personal, en caso de necesidad, para que estén operativos en unas pocas horas gracias a apps como Jobtoday, Worktoday, Jobandtalent o CornerJobs. Además de encontrar personal se pueden ver las valoraciones que otras empresas han hecho de estos empleados o tramitar el contrato a través de ellas, dependiendo de cuál se elige.

El control de los horarios y las horas que realizan los empleados es otra de las cuestiones importantes en un negocio. Sobre todo con los empleados a tiempo parcial, es necesario llevar un registro horario. Esto se puede realizar de forma manual o integrado con nuestro programa de gestión o el uso de algún hardware externo que nos ayude, como podría ser un lector de huellas que registre la entrada y salida del personal. Es algo que ayuda mucho sobre todo si se sufre cualquier tipo de inspección laboral.

La nube hoy en día ofrece soluciones para mejorar la gestión del negocio que hasta hace poco implicaba estar muchas horas trabajando en la empresa para que todo funcionara tal y como se esperaba.

También te puede interesar