Facturación G Suite

7 trucos que pueden ayudar a tu facturación

utilizando G Suite

Para los autónomos y las empresas tener los datos de la facturación siempre a mano es una necesidad. Si además se trabaja en movilidad o desde diferentes ubicaciones, es algo casi imprescindible. Por eso cada vez más empresas se llevan su facturación a la nube, para que sea accesible desde cualquier lugar y dispositivo.

G Suite es la colección de aplicaciones en la nube de Google, que incluye Hojas de Cálculo y Documentos, almacenados en Google Drive. Vamos a ver algunos trucos que pueden ayudar a la facturación de empresas y autónomos aprovechando G Suite, ya sea como espacio de almacenamiento online para las facturas, albaranes, presupuestos, etc.


1.Google Drive como almacenamiento de tu aplicación de facturación

Hay muchas aplicaciones online especializadas en facturación que ya se integran con Google Drive y permiten guardar en este espacio de almacenamiento las facturas, presupuestos, gastos, albaranes, etc. Un buen ejemplo es Sage One, una alternativa para los autónomos y pequeños negocios. Conectando ambas aplicaciones permite que los cambios que se hagan en un presupuesto estén disponibles también en Google Drive.

Otra opción de facturación en la nube es ContaSimple, que en este caso permite guardar en Google Drive tus facturas en formato PDF, lo que puede agilizar remitir en todo momento a los clientes una copia o revisar con ellos los conceptos facturados.

Con Quaderno se va un paso más allá, ya que está pensada para automatizar tus facturas y guardarlas en Google Drive. Es muy útil sobre todo para aquellos que atienden a pedidos online, ya que facilita la creación de la factura automáticamente.

Una opción más completa es Billage, que además de facturación y su integración con GMail y Google Calendar, también integra un programa de fidelización de clientes o CRM que puede ser muy útil para negocios donde necesitemos hacer un seguimiento de clientes.

2. Almacenamiento de tu aplicación de facturación local

Si utilizamos una aplicación de facturación en local, es decir, un programa instalado en un ordenador de nuestra empresa, también se puede utilizar Google Drive para que las facturas emitidas se guarden en este espacio. De esta forma las tendremos disponibles también desde el móvil o desde el ordenador de casa.

En este caso no podremos modificar la factura, pero sí remitírsela a un cliente si nos la pide, aunque no estemos en ese momento en la oficina. Es un opción intermedia, que facilita tener siempre el control del programa de facturación y la comodidad de poder consultar las facturas en todo momento.

3. Plantillas de facturación y clientes para Hojas de Cálculo

plantilla facturas G Suite

Google ofrece diferentes plantillas de facturación sencillas. Gracias a ellas un pequeño negocio que no tiene un gran volumen de facturas podría trabajar perfectamente. Basta con buscar o crear la plantilla que nosotros deseemos, para luego ir creando las facturas de forma sencilla. Todo desde la nube con Hojas de Cálculo de Google y almacenado en Google Drive.

Algunos usuarios también han creado plantillas avanzadas en las que podemos ir rellenado los campos de clientes, para diferentes idiomas o países. Además se puede generar un seguimiento de forma sencilla de todas las facturas emitidas. Con un ejemplo como este se puede adaptar a las necesidades de diferentes tipos de empresas.

4. Recoge los datos de tus clientes a través de Google Formularios

Google Formularios

Google Formularios nos permite crear formularios con preguntas para nuestros clientes que luego podemos remitir tanto por correo electrónico como por redes sociales. Resulta muy útil si lo que buscamos es asegurarnos de que los datos fiscales de nuestros clientes, proveedores, colaboradores, etc. son correctos. Podemos recoger de esta manera CIF, Razón social, dirección… Que luego se guardarán en una hoja de cálculo muy fácil de exportar y manejar.

5. Añade el calendario fiscal a Google Calendar

Una de los quebraderos de cabeza que tienen muchos autónomos y pequeñas empresas es cumplir en plazo con sus obligaciones tributarias. Para ayudar a que no se pasen por alto estas citas la Agencia Tributaria tiene disponible el Calendario del contribuyente que se puede importar a nuestro calendario de Google.

Gracias a esta alternativa tendremos marcadas desde primeros de año todas las citas ineludibles según el tipo de negocio que tengamos, como el calendario de la Renta, del IVA o también de las declaraciones informativas que sean necesario remitir.

6. Copia de seguridad de tus facturas

Cuando hablamos de facturación implica que tenemos que guardar una copia de seguridad de estos datos y al menos guardarlos durante seis años. Este sería el plazo en el que podríamos tener alguna inspección de la Agencia Tributaria que nos solicite datos de facturas, gastos, etc.

Crear una copia con los datos de facturación anual, gastos, declaraciones de impuestos, etc. y luego crear con ello un archivo comprimido, protegido por contraseña, almacenado en la nube. De esta forma aunque exista un percance, que se destruya el disco duro de nuestro ordenador, nos roben en el negocio y se lleven todo o alguna situación similar, tenemos los datos a salvo y fuera de la empresa.

7. Digitalización de documentos

En este caso tenemos la posibilidad de utilizar el smartphone para crear un PDF de todos los documentos que no queremos perder. Un ejemplo pueden ser los pequeños gastos que sean deducibles, pero que no nos dan factura, como un ticket de aparcamiento cuando vamos a ver a un cliente. Pero también albaranes, presupuestos, facturas, etc. que nos dan en un momento en el que no estamos en la oficina.

Basta abrir Google Drive con tu teléfono Android, pulsar la opción añadir y seleccionar la opción Escanear para utilizar la cámara del teléfono y crear un PDF con la imagen del documento que deseamos digitalizar. Gracias a ello no se perderán ninguno de esos papeles que cada día recibimos en las empresas.

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