G-Suit

G-Suite

Cómo puedes trabajar con seguridad con varios usuarios en tu negocio

G Suite, antes conocida como Google Apps for Work, es una herramienta digital que te permite trabajar de forma conjunta con tus empleados, proveedores o colaboradores en tareas de gestión y comunicación estés donde estés. Es un conjunto de aplicaciones de Google, que incluye procesador de textos, hojas de cálculo como Excel o presentaciones. Para comunicarte, incluye Gmail (correo electrónico) o aplicaciones de mensajería instantánea y videconferencia como Hangouts.

Trabajar con G Suite será posible aunque no te encuentres en el lugar de trabajo, y es que no necesita instalación en local puesto que trabaja en la nube de Google. Los archivos se guardan en Drive, un espacio de almacenamiento al que accederás desde un ordenador, un smartphone o un tablet gracias a la nube. Esto tiene muchas ventajas, pero, ¿la información de tu negocio estará a salvo?

Puedes personalizar el nivel de seguridad que necesites

A estas herramientas e información tendrán acceso siempre que quieran tus colaboradores, pero, como cada negocio es un mundo, deberás controlar quién accede a qué información y quién puede editarla. Al fin y al cabo, cada uno tiene sus responsabilidades dentro de la empresa. Por eso, con G Suite únicamente el administrador podrá gestionar usuarios y permisos de acceso a los mismos, de manera que cada usuario pueda ver o administrar los documentos según sus tareas.

Es lo mismo que tradicionalmente se ha hecho en las empresas en el acceso a los datos y aplicaciones almacenados en un servidor local, solo que G Suite está en la nube y se puede acceder desde cualquier lugar que tenga acceso a internet.

Se pueden dar permisos a los usuarios para que puedan leer, actualizar o eliminar documentos. Además tendrás disponible un control de versiones dentro del documento. Esto facilita ver quién ha realizado los últimos cambios y volver atrás si es necesario, por ejemplo en una lista de precios de productos para clientes.

Pongamos un pequeño ejemplo de negocio que tiene varios departamentos, como ventas, contabilidad o soporte postventa. Los documentos del departamento de contabilidad puede que sólo sean visibles para los empleados de dicho departamento, mientras que ventas puede tener un calendario compartido de visitas a clientes que también comparte con postventa, que pueden ver las visitas, pero no modificarlas.

Cada empleado tendrá aplicaciones en función de sus tareas

Con G Suite se pueden desplegar diferentes servicios para que estén disponibles para los usuarios. Por ejemplo: Hojas de cálculo para los usuarios del departamento de contabilidad, pero no Presentaciones. A la vez, se puede comprobar a través de los registros de auditoría cómo se están utilizando los diferentes servicios y detectar si están realizando un uso sospechoso de los datos o los programas.

Y todas estas funciones se pueden realizar también desde un smartphone, donde la app de administración es algo que sin duda nos ayuda a dar los permisos necesarios en cualquier momento, sin que sea necesario encontrarnos delante de un ordenador en la empresa para realizar los cambios. Esto agiliza mucho la gestión de la información en los negocios.

La información de tu negocio se queda en tu negocio

Actualmente hay mucha movilidad laboral y es probable que alguien abandone la empresa. En ese caso, la seguridad de los datos almacenados en la nube está siempre garantizada y bajo control del administrador. Con un cambio de permiso, dejará de tener acceso a los documentos que guardaba en Google Drive en su ordenador de empresa, pero también en el ordenador personal de casa o el smartphone.

La seguridad no acaba aquí ya que puedes habilitar un control extra para que nadie pueda “adivinar” la contraseña. Mediante la verificación en dos pasos, los empleados al identificarse con su usuario y contraseña, tienen que añadir un segundo código que llegue a su teléfono a través de un SMS.

Si un móvil se pierde, la información estará a salvo

Con la digitalización de las pymes, los móviles también son una herramienta básica de trabajo, y es esencial poder administrarlos de forma controlada. Además de los usuarios, se controlan los equipos desde los que se accede. De esta forma las apps están disponibles al instante para los empleados. Si alguien pierde un smartphone con información importante, se puede bloquear el dispositivo o borrar la información de forma remota, sólo con un par de clics. De esta forma estamos seguros de que la información no caerá en malas manos.

En definitiva se trata de tener el control de la información en la empresa y que no dependan de cuentas personales de cada empleado. Se trata de trabajar tal y como se ha venido haciendo en negocios y empresas con un servidor o almacenamiento central, donde se almacenaban datos y se ejecutaban aplicaciones, pero llevado a la nube, de manera que los empleados puedan trabajar y colaborar entre ellos estén donde estén.

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