Google Drive

Google Drive: 10 usos para hacer más eficiente tu trabajo


Google Drive es un espacio de almacenamiento online, accesible desde cualquier lugar o con cualquier ordenador, smartphone o tablet siempre que tengamos conexión a Internet. En el ámbito profesional nos ofrece muchas más posibilidades, ya sea para utilizarlo conjuntamente con otras aplicaciones o servicios, o usarlo como herramienta de marketing de nuestro negocio.

1 TB de espacio en la nube para lo que tu quieras

Hacer copias de seguridad es una tarea ingrata que se debe realizar periódicamente. Frente a los discos duros, con Google Drive todo se simplifica ya que se realiza de forma automática y lo único necesario es conexión a Internet. Existen soluciones de copia de seguridad como Iperius Backup que añaden un plus de seguridad ya que los archivos irán protegidos por una contraseña.

En otro nivel, también se pueden guardar en Google Drive las copias de seguridad con el servicio de WhatsApp. Si lo utilizas para tareas importantes en tu negocio como atención a cliente o pedidos, puedes guardar una copia de los chats, contactos y archivos que intercambies. Se realiza automáticamente y se puede elegir que se haga cada día, de forma semanal o mensual.

El teléfono se puede utilizar hoy en día para infinidad de cosas. Una de las más útiles es poder utilizar la cámara del teléfono para escanear tus recibos o documentos. Son todos esos pequeños tickets de gastos, que luego no sabemos de qué son o dónde los guardamos. Basta abrir Google Drive en el smartphone y al pulsar añadir aparece la opción de escanear. De esta forma una foto con la cámara del teléfono guarda una copia de tu documento en la nube.

Quita “peso” a tu cuenta de correo sin archivos adjuntos

Google Drive facilita compartir los archivos de forma cómoda. En el caso del correo electrónico nos ayuda a evitar las posibles limitaciones en el envío de archivos de gran tamaño. Para enviar sólo hay que ir a Redactar mensaje de Gmail, hacer clic en Google Drive, seleccionar los archivos que queremos compartir y pulsar insertar. De esta forma no importa el tamaño del archivo a compartir.

Al guardar los archivos adjuntos en Google Drive quedará más espacio para mensajes, por lo que no se tendrán que borrar o archivar en años. Esto nos permite recuperar comunicaciones y datos de hace años, algo que en algunos casos puede ayudar a resolver malos entendidos con clientes, proveedores, etc.

Descubre más sobre tus clientes y aprovecha para lanzar mejores ofertas

Otra funcionalidad de Drive muy útil a nivel profesional es la creación de encuestas a través de Google Forms. Se crea un pequeño cuestionario, para lo cual sólo hay que ir a Drive, elegir Nuevo y seleccionar Formularios de Google. Ponemos un título al documento y creamos las preguntas y el tipo de respuesta para cada una de ellas.

Toda la información que se obtiene de las respuestas de nuestros clientes se almacena en una hoja de cálculo asociada en Google Drive. De esta forma es muy sencillo saber qué piensan de nosotros nuestros clientes y nos ayudarán a mejorar corrigiendo posibles problemas de los que no somos conscientes.

Integra otros servicios online con Google Drive y consigue funcionalidades extra

Pero Google Drive y su espacio de almacenamiento se puede exprimir todavía más. Un ejemplo son los datos de estos cuestionarios que se pueden utilizar para enviar ofertas a través de correo electrónico que sean de su interés. Para ello se pueden utilizar servicios como MailChimp.

Otros ejemplos de servicios que se integran con Google Drive y nos permiten ser más productivos son los siguientes:

  • Gestores de proyectos: Trello es un buen ejemplo para utilizar el espacio de almacenamiento de Drive y así guardar toda la documentación que asociamos a un proyecto determinado. Definimos el proyecto con una serie de hitos o fechas claves donde tenemos que tener adelantado una parte para cumplir con la fecha final de entrega.
  • Aplicaciones para fax online: es cierto que ha caído en desuso y, precisamente por eso, la mayoría de los negocios ya no tienen fax. Si tenemos la necesidad de enviar uno podemos hacerlo con un servicio como HelloFax que nos permite enviar los archivos almacenados en Google Drive.

Estos son sólo algunos de los que se pueden poner en marcha de forma rápida. Hoy en día casi cualquier servicio online que se precie facilitará su uso conjunto con Google Drive para que sus

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