Organiza tu jornada

Organiza al máximo tu jornada sincronizando tu email, agenda y calendario

El correo electrónico lleva siendo uno de los pilares del trabajo en las empresas desde hace muchos años. Sin embargo, con el tiempo, cada vez se ha convertido más en un problema que en una solución, especialmente si se utilizan protocolos de correo antiguos. Pero esto no ocurre si tenemos G Suite, donde nos permite tener nuestro correo de Google, la agenda y el calendario perfectamente sincronizados.


Muchas empresas utilizan un correo electrónico básico asociado a su dominio. En estos casos además de tener muy poca capacidad de almacenamiento online, utilizan protocolos antiguos, como el POP, para el envío y recepción de los mensajes. Si se utiliza sólo en un ordenador puede ser útil. Se configura en un cliente de correo de escritorio, tipo Outlook, donde se descargan todos los correos y se almacenan, borrándose después del servidor online.

El principal inconveniente de este protocolo POP surge cuando se configura en más de un lugar, por ejemplo, ordenador y móvil. Cuando se marca un correo como leído en el ordenador, no aparece como leído en el smartphone y viceversa. El resultado es un uso ineficiente del correo electrónico y una pérdida de tiempo constante.

Inconvenientes similares surgen para mantener una agenda unificada. Contactos de clientes que hemos introducido desde el teléfono y que luego no aparecen en el ordenador o citas que no están sincronizadas. Con las herramientas de G Suite no ocurre esto, sea desde el móvil, desde el equipo de su casa o la oficina, todo está sincronizado de forma automática listo para trabajar.

Correo electrónico sincronizado

Con el correo de Google se acabó tener que descargar el correo en un cliente de escritorio tipo Outlook. Se puede consultar siempre online a través del navegador web. Además el protocolo que utiliza este correo IMAP, sincroniza tanto los mensajes de la bandeja de entrada, como los enviados o cualquier otra carpeta.

Además, al trabajar desde los diferentes ordenadores o dispositivos con la misma interfaz, el usuario puede encontrar de forma mucho más sencilla aquello que necesita. También dispone de la potente herramienta de búsqueda de Google para encontrar cualquier mensaje, ya sea por remitente, asunto o contenido de forma muy rápida.

Incluso se puede utilizar para manejar otras cuentas de correo, de manera que se envían y se reciben mensajes desde estas cuentas con nuestra cuenta de Gmail. Podemos configurar tantas como deseemos y a la hora de enviar los mensajes, seleccionamos desde que cuenta lo vamos a enviar.

Una agenda de contactos accesible siempre que lo necesitas

Los contactos son otro de los caballos de batalla de muchas empresas. No sólo mantener una agenda actualizada, sino que además los cambios que se introduzcan, ya sea desde un móvil cuando estamos visitando a un cliente o desde el ordenador siempre permanecen sincronizados.

Para las empresas compartir la agenda, o una parte de ella, suele ser un elemento muy útil para que todos los empleados tengan acceso a los contactos. Para ello desde la consola de administración de G Suite hay que activar el directorio global. Después hay que habilitar la función de compartir contactos. A partir de aquí cada equipo de trabajo define qué información quiere que esté a disposición de todos los usuarios.

Una vez realizado este ajuste nos tocará definir si lo que queremos que todos puedan ver son los usuarios de nuestro propio dominio, es decir, tener una agenda donde se muestran todos las direcciones de correo de nuestra empresa. La otra opción es que se vean solo los contactos compartidos del dominio, es decir, son direcciones de correo que no pertenecen a la empresa, pero con los que se necesita contactar

Se pueden compartir direcciones de clientes, de proveedores, de empresas con las que se colabora, etc. De esta forma todos los empleados de la empresa que comparten calendario tienen acceso a la misma información. También existe la opción de mostrar tanto los usuarios de nuestro dominio como los externos, que suele ser lo más habitual.

Compartir el calendario nunca fue tan fácil

Compartir calendario

Podemos compartir nuestro propio calendario o crear uno que sea común para todo el departamento, por ejemplo el comercial, donde podemos ver las citas que cada miembro del equipo tiene con clientes, cuándo se va a utilizar la sala de reuniones, etc.

Tanto si hemos compartido nuestro calendario, como si hemos creado uno nuevo, basta con situarnos sobre el mismo en el área de Mis Calendarios, desplegamos las opciones y aparecerá Compartir calendario. Existen diferentes opciones con las que sacar partido a esta funcionalidad:

  • Ver sólo si está ocupado: donde los únicos detalles compartidos son si el usuario tiene las horas ocupadas o libres.
  • Ver todos los detalles, donde además de ver si está ocupado, podemos ver con quién tiene una cita y todos los detalles de la misma.
  • Realizar cambios, que nos permiten añadir o eliminar citas además de ver todos los detalles.
  • Realizar cambios y administrar el uso compartido, que además de todo lo anterior permite añadir nuevos usuarios para que puedan añadir el calendario compartido.

Para añadir un usuario basta con indicar la dirección de correo electrónico del mismo, donde le llegará un mensaje de correo electrónico de aceptación para ver el calendario compartido. Otra opción es hacer el calendario público, lo que genera un enlace para que cualquiera que lo tenga pueda ver dicho calendario. Esto resulta muy útil si queremos mostrarlo en una página web o facilitar dicha información a clientes y colaboradores.

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